Blijvend verbeteren

8 - Value Stream Mapping

Met Value Stream Mapping krijg je een gezamenlijk inzicht in jullie werkproces: welke stappen zijn waardevol en waar vindt er verspilling plaats? Letterlijk betekent het: Waarde Stroom in Kaart brengen.

Blijvende verandering

Met deze werkvorm bepaal je samen met iedereen die betrokken is in het proces wat de waarde voor het team is. Zo krijg je een gemeenschappelijk beeld en inzicht in elkaars werk. Door te kijken waar verspilling van waarde zit, krijg je inzicht in mogelijkheden om processen te verbeteren.

Deel je ervaring met deze werkvorm!

We willen dit werkboek blijven verbeteren. Laat het ons weten. Verbetertips, verhalen over het gebruik, alles is welkom!

Wat heb je nodig?

Tijd 120 min

Begeleiding aanbevolen (liefst 2 begeleiders)

Benodigdheden

Grote lege vellen papier
Verschillende kleuren markers en pennen
Verschillende kleuren post-it blokjes: roze, groen en geel
Videocamera en/of smartphone (optioneel)
Print de bijlage '7 Vormen van verspilling'

Vooraf

Bespreek met elkaar of je opdrachtgever het doel van het value stream mapping:

Welk proces willen we in kaart brengen?
Wat is het beginpunt van het proces?
Wat is het eindpunt van het proces?
Wie zijn de betrokkenen in het proces?
Welke waarde willen we onderzoeken: Kwaliteit van zorg? Kwaliteit van werk? Tijd?

Wat is het beoogde eindresultaat? Het doel bepaalt mede in welke vorm de VSM wordt ingezet en begeleidt. Zie voor voorbeelden onderstaande tabel.

Stel aan de hand van je doel vast welke kleuren / stappen van de VSM je in wilt zetten tijdens de procesbeschrijving (zie legenda).


Doel	Eindresultaat
1. In gesprek zijn met elkaar over het onderwerp waarde en verspilling.	Alle deelnemers hebben kunnen vertellen wat zij onder waarde en verspilling verstaan. Er is een gezamenlijk beeld van waarde en verspilling ontstaan.
2. Een complete procesbeschrijving om inzicht te krijgen in elkaars werk en hoe dit in elkaar grijpt.	Er is een Value Stream Map gemaakt, met daarin alle stappen in het werkproces. Er is meer totaal overzicht in het werkproces. Er is meer begrip voor elkaars positie.
3. Het in kaart brengen van waarde, verspilling en risico’s.	Er is een Value Stream Map gemaakt, met daarin alle stappen van het werkproces, waarde, verspilling. Iedereen begrijpt waar waarde (verspilling) zit in het werkproces.
4. Na het in kaart brengen, nieuwe ideeën bedenken om het werkproces te verbeteren.	Er is een Value Stream Map gemaakt, met daarin alle stappen van het werkproces, waarde, verspilling. Aan de hand van de Value Stream Map zijn risico’s en kansen geïdentificeerd. Aan de hand van de Value Stream Map zijn nieuwe ideeën opgedaan om het proces te verbeteren.

Bespreek of je de VSM alleen of met tweeën begeleidt. Idealiter wordt een VSM door twee mensen begeleid.

Nodig iedereen uit die bij het proces betrokken is. Samen met bijvoorbeeld de patiënt, de arts, de verpleegkundige, de schoonmaker, etc. krijg je het hele plaatje in beeld.

Stappen

Stap 1: Doorloop de volgende acties

Laat alle deelnemers staan voor de energie en betrek deelnemers bij het schrijven en ophangen van de post-its.
Schrijf bij de start van de VSM eerst alle actoren op, voordat je start met de beschrijving van het proces.
Schrijf, indien mogelijk, alvast enkele belangrijke stappen in de procesbeschrijving op. Dit biedt houvast tijdens het in kaart brengen van het proces en betrokkenen kunnen zelf zien welk gedeelte van het proces in kaart is / wordt gebracht.
Beschrijf alle stappen in het proces op gele post-its en plak deze chronologisch achter elkaar.
Zet knelpunten die (regelmatig) optreden bij de procestappen op roze post-its.
Schrijf de ideeën om punten te verbeteren op groene post-its.

Stap 2: Ga markeren

Markeer geel de stappen die door de ogen van je patiënt/klant waarde toevoegen
Markeer oranje alle activiteiten die door de ogen van je patiënt/klant geen toegevoegde waarde hebben, maar wel noodzakelijk zijn
Markeer roze alle stappen die geen waarde toevoegen en niet noodzakelijk zijn. Dit is verspilling en valt vaak in 1 van 7 categorieën (bekijk de bijlage).

Stap 3: Herhaling en toetsing

Afhankelijk van de doelstelling die je jezelf gesteld hebt, loop je nogmaals de stappen van de Value Stream Map langs en toetst je of je je eindresultaat behaald hebt. Begrijpt iedereen wat jullie onder waarde verstaan? Heeft iedereen overzicht en inzicht in elkaars werk?

Door te vragen aan deelnemers om elkaars rol over te nemen en vanuit die rol de Value Stream Map uit te leggen kan je goed toetsen of iedereen de kaart op dezelfde manier begrijpt en/of er aannames zijn gedaan.

Plan eventueel een afspraak vervolg te geven aan actiepunten. Gebruik daarbij de Value Stream Map om te kijken welke knelpunten zijn opgelost – haal daar de post-its weg. Film en maak foto’s en deel deze in je team zodat meer mensen kunnen profiteren van jullie inzichten.

Alternatieven

Gebruik de Customer Journey Map als stap 1 om een ‘klantreis’ in kaart te brengen zodat jij en je collega’s inzicht krijgen in diens beleving van het werkproces.

Tips

Daar waar veel roze of groene post-its zich ophopen zit veel energie(verspilling). Deze vormen vaak de aanknopingspunten om mee te beginnen.
Film het hele proces vanuit één bepaalde rol, bijvoorbeeld vanuit de patiënt. Film zijn/haar “reis” van binnenkomst tot vertrek. Zo komt goed in beeld hoe het werkproces er voor hem/haar uitziet en wie daar bij betrokken is. Breng vervolgens de observaties uit de film in kaart d.m.v. value stream mapping.

Do’s

Ga staan!
Film het hele proces vanuit één bepaalde rol (bijvoorbeeld vanuit de patiënt: film zijn 'reis' van binnenkomst tot vertrek); gebruik de film om de value stream mee in kaart te brengen.
Vraag goed door, wees nieuwsgierig.
Let goed op gedane aannames.
Laat mensen niet te snel over zaken 'heen stappen'.
Waak voor uitzonderingen.
Daag iedere deelnemer uit om een bijdrage te leveren.
Sta chaotische momenten toe.
Zorg voor opvolging van verbeterideeën en het elimineren van verspillingen.
Zorg dat de deelnemers verbeterideeën op een post-it schrijven.

Don’ts

Vaak komen mensen direct met oplossingen voor de opgemerkte knelpunten. Schrijf deze meteen op! Maar ga er niet over in discussie totdat het hele proces in kaart is gebracht.