Handreiking registratiestandaard wijkverpleging

De registratiestandaard ‘zorgplan=planning=realisatie, tenzij’ (Z=P=R,T) begint in de wijkverpleging goed voet aan de grond te krijgen. Deze heeft als doel het verminderen van administratieve last en daarmee het verhogen van werkplezier. Toch verloopt het gebruik ervan nog niet geheel soepel, blijkt uit de ervaringsverhalen van organisaties die de methode gebruiken. Waar komt dit door en hoe nu verder?

In een onderzoek van de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) onder zorgaanbieders en zorgverleners geeft inmiddels 74% van de zorgaanbieders en 69% van de zorgverleners aan de alternatieve registratiestandaard te gebruiken. Nog maar 15% van de zorgverleners geeft aan handmatig per vijf minuten te registreren, 3% doet dit geautomatiseerd en 5% geeft aan dubbel te registreren.

Dit onderzoek is samen uitgevoerd met ActiZ, Zorgthuisnl, V&VN, ZN en het ministerie van VWS.

Over de nieuwe registratiewijze

In de wijkverpleging wordt hard gewerkt om administratieve lasten te verminderen, waardoor er meer tijd overblijft voor de zorg van de cliënt. Eén van de handelingen die veel tijd vroeg van wijkverpleging was het registreren in minuten. Meerdere landelijke partijen hebben hierop ingespeeld door de registratiewijze ‘zorgplan=planning=realisatie, tenzij’ in te voeren. Volgens deze werkwijze is het zorgplan leidend en is registratie alleen nodig bij (te) grote afwijkingen.

Deze handreiking is opgesteld door ActiZ, Zorgthuisnl, Zorgverzekeraars Nederland en V&VN in samenwerking met de Nederlandse Zorgautoriteit, het ministerie van VWS en accountants.

Toch zitten er nog haken en ogen aan de overstap naar Z=P=R,T, waardoor de efficiëntie (nog) niet optimaal door de wijkverpleging ervaren wordt. Om goed in kaart te brengen waar de knelpunten zich bevinden en wat de behoeftes zijn van de zorgorganisaties die inmiddels (deels) zijn overgestapt, is Vilans in gesprek gegaan met organisaties die bezig zijn met de overstap.

De ‘tenzij’

De belangrijkste bevinding uit de gesprekken is dat met name de ‘tenzij’ voor problemen zorgt, zoals ook al naar voren kwam in de informatiekaart van de NZa. Dit betreft vooral de indirecte cliëntgebonden tijd, zoals het plegen van telefoontjes en het houden van een intakegesprek. In twee van de drie organisatie die wij spraken moeten die achteraf alsnog worden geregistreerd en dat kost nog steeds veel tijd.

Twee van de organisaties die wij spraken, hebben ongeplande zorg laten inschatten door de medewerkers op basis van de doelgroep en complexiteit waar vervolgens een rekentool van is gemaakt. Met deze rekentool kunnen zij in de nabije toekomst een redelijk goede gemiddelde inschatting maken van de te verwachte ongeplande zorg. Als die verwachting uitkomt, vermindert dit de administratieve lasten op de tenzij enorm.

Het vervolg

Vilans-adviseur en projectleider Elsbeth Zielman: ‘Om de tenzij zo in te kunnen richten dat het de administratieve lasten echt vermindert, ontwikkelen we de komende maanden helpende handvatten samen met zorgaanbieders en systeempartijen. De ervaringen met de rekentool worden hier ook in meegenomen.’

Vilans-onderzoeker Lotte Smit voegt toe: ‘Het is best even schakelen voor de partijen die aan de slag gaan met Z=P=R,T. Medewerkers zijn gewend achteraf te registreren wat zij gedaan hebben, nu moeten ze vooruitdenken over wat ze gaan doen. Dat vergt een denkomslag en dat heeft tijd nodig.’

Vragen of ervaring delen?

Wil je meer weten over Z=P=R,T, hoe je deze efficiënt(er) kunt inzetten? Of wil je een ervaring delen waarvan je denkt dat een andere organisatie daar iets aan heeft, laat het dan vooral weten via: minderregeldruk@vilans.nl.