Heldere aanpak voor duurzaam implementeren zorgtechnologie

Visie op zorgtechnologie ontwikkelen

Als eerste stap ging Prinsenstichting met de visie aan de slag. Samen met andere zorgorganisaties is Prinsenstichting onderdeel van Zorggroep De Opbouw. Het doel was toen om een gedeelde visie te ontwikkelen voor alle aangesloten organisaties. Dit helpt om de inzet van zorgtechnologie binnen de hele organisatie te versterken. Het zorgkantoor heeft ook de eis om een duidelijke visie te hebben als onderdeel van het inkoopbeleid. 

Mike:‘Een heldere visie ontwikkelen was belangrijk. De adviseurs van de Innovatie-impuls ondersteunden ons door scherpe vragen te stellen. Hierdoor moesten we echt goed nadenken over wat we precies wilden zeggen. De stappen die we in het ontwikkelen van de visie hebben gezet, helpen bij de praktische uitvoering binnen Prinsenstichting. En ze bieden een stevige basis om de structuur bij de andere zorgorganisaties van de Zorggroep neer te zetten.’ 

Willemijn Meurs, programmaleider zorgtechnologie: 'In het visietraject keken we naar welke pijlers we precies hebben. Dit hielp ons om de diverse onderwerpen te categoriseren en uit te werken. Verder voerden we een stakeholderanalyse uit, ook voor de digiborden.' 

De stakeholderanalyse is een belangrijk hulpmiddel, dat we tijdens een werksessie samen invulden. Je kijkt dan per stakeholder naar: Wie moet meebeslissen, meewerken en meedoen en wie moet je informeren? Stakeholders zijn:  Medewerkers en behandelaren Cliënten en naasten Ondersteunende diensten Externe partijen 

Lees ook het onderdeel van doel 1 'Project verkennen': Je eerste idee | Innovatieroute Gehandicaptenzorg. Hier vind je in taak 1 hoe je aan de slag kunt met de stakeholderanalyse. 

De inzet van digiborden

Als tweede stap ging Prinsenstichting met de inzet van digiborden aan de slag. Bij de inzet van digiborden als technologisch hulpmiddel stond Prinsenstichting voor de keuze: Wat gaan we doen met de 40 digiborden die we al hebben? Mike: ‘Bijna de helft van de digiborden werd niet optimaal gebruikt. Soms stonden ze zelfs niet aan.’ Hoe hebben ze dit aangepakt?

Prinsenstichting maakte een indeling in 4 stappen:

1. Behoefte van begeleiders en cliënten ophalen
2. Processchema ontwikkelen voor grootschalige inzet zorgtechnologie
3. Doelen van digiborden stellen voor cliënten en begeleiders
4. Training over digiborden geven aan het hele team

1. Behoefte van begeleiders en cliënten ophalen 

Met hulp van de adviseurs is een vragenlijst opgesteld om de behoeften bij begeleiders en cliënten op te halen, ook in het implementatieproces. Dit gaat over de gebruikersvraag achterhalen. In de vragenlijsten kwamen 3 thema’s aan bod:

1. vragen over de locatie
2. vragen over hoe iemand denkt over zorgtechnologie
3. vragen over het gebruik van zorgtechnologie

Voorbeeldvragen over de digiborden: 

• Zetten jullie het digibord in? Zo ja: 
• Hoe lang zetten jullie het digibord al in? 
• Voor wie?  
• Wat is jullie ervaring met het digibord? Van positief tot negatief, van makkelijk tot moeilijk.  
• Aan welke doelen draagt het digibord bij? Voor cliënten en medewerkers. 
• Welke nadelen ervaren jullie in het werken met het digibord? 

De mogelijkheden van de bestaande digiborden sloten gelukkig goed aan op de behoeften. Maar sommige begeleiders wisten vaak niet meer hoe ze de digiborden het beste konden gebruiken. De leverancier stond helaas niet op de lijst van zorgtechnologieën van het zorgkantoor. Na contact met het Zilveren Kruis konden ze toch door met de inzet van de digiborden die ze al hadden, zolang ze er op een doordachte en zinvolle manier mee bezig zijn.

2. Processchema ontwikkelen voor grootschalige inzet zorgtechnologie

Projectleider zorgtechnologie, Merel van Zelst, heeft vanuit haar eerdere opleiding een handig procesmodel ontwikkeld voor de grootschalige inzet van zorgtechnologie binnen Prinsenstichting. In dit model kijk je onder meer naar de behoeften op verschillende niveaus in de organisatie tot en met de borging. De input uit de vragenlijsten hielp om het processchema verder te verbeteren en er een bruikbaar hulpmiddel van te maken.

3. Doelen van digiborden stellen voor cliënten en begeleiders

Merel: ‘In het werken met het procesmodel ontdekten we hoe belangrijk het is om doelen te stellen bij het soort zorgtechnologie dat we willen gaan inzetten.’ Mike vult aan: ‘De inzet van zorgtechnologie gaat mee in het dagprogramma als je er een doel aan koppelt. En begeleiders rapporteren erover. De kans wordt zo veel kleiner dat iets ongebruikt in de kast verdwijnt.’

De doelen van de digiborden voor cliënten zijn: dagstructuur, ontspanning, vermaak en meer zelfredzaamheid. Vragen over wat ze bijvoorbeeld gaan eten, hoeven cliënten dan niet meer aan begeleiders te vragen. Voor begeleiders zijn de doelen: meer overzicht, rust, tijdwinst en werkplezier. Die doelen worden voor 80% behaald.

Merel: ‘Realiseer je wat je zelf onder een woord als “tijdwinst” verstaat en hoe bijvoorbeeld een begeleider daarnaar kijkt. Het is niet dat je dankzij tijdwinst arbeid bespaart. Het gaat erom dat er tijd vrijkomt voor werkzaamheden die ook belangrijk zijn en anders niet of te weinig gebeuren. Het percentage ligt dus eigenlijk hoger dan 80%.’

4. Training over digiborden geven aan het hele team

Tijdens inspiratiesessies maken Mike en Merel op verschillende locaties begeleiders enthousiast over de inzet van digiborden en geven ze uitleg en training. Daarnaast geeft Mike ook tijdens ochtend- en avonddiensten begeleiders uitleg.

Mike: ‘Bij de uitleg van de digiborden of andere zorgtechnologieën betrekken we nu het hele team. Dat is echt een geleerde les. Hoe meer mensen ervan af weten, hoe beter het blijft hangen. Voorheen vertelden we het aan één persoon en die werkt misschien niet elke dag, wordt ziek of gaat weg. Dan wordt iets gelijk niet meer gebruikt.’ 

Meerwaarde InnovatieRoute

De InnovatieRoute heeft geholpen bij de stappen tot nu toe. Mike: ‘Op een gestructureerde manier leer je de implementatie van zorgtechnologie aan te pakken. Je kunt alles afvinken waar je aan moet denken: bijvoorbeeld wifi of stopcontacten voor de digiborden. Heel logisch allemaal, toch vergeet je ze makkelijk.’ Willemijn vult aan: ‘Ik vond het projectplan op 1 pagina heel handig. Daarmee heb je meteen een goede voorbereiding voor de stappen die volgen.’ 

In de InnovatieRoute vind je bij doel 1 hoe je aan de slag kunt met het projectplan op één pagina. 

Regionale samenwerking 

Prinsenstichting werkt in de regio Noord-Holland samen met andere zorgorganisaties. Willemijn: ‘We delen ervaringen en kennis, bijvoorbeeld over ons visietraject. De een is verder met een onderwerp dan de ander. Zo hoef je niet in dezelfde valkuilen te stappen en kun je sneller slagvaardig zijn.’

Bron

Prinsenstichting