Zorgmedewerkers ontwikkelen instrument dat tijd oplevert

Bij ZorgAccent krijgen zorgmedewerkers het vertrouwen met ideeën aan de slag te gaan voor goede kwaliteit van zorg. Zo bleek het rapporteren en informatie opzoeken over een bewoonster met complex gedrag veel tijd te kosten. Dat moest anders. Ze ontwikkelden een eenvoudig instrument dat tijd oplevert. Wat was hun aanpak? En wat heeft het gebracht?

Angela Dijkman, zorgmedewerker bij ZorgAccent: ‘Bij een bewoonster met complex gedrag zijn veel collega’s uit verschillende disciplines betrokken. We wilden graag inzicht krijgen in wanneer ze welk gedrag laat zien. Dat betekende veel informatie onthouden over wat we zagen in haar gedrag. Want het moment van rapporteren in het ECD was vaak op een later moment.

Een volgende collega moest die informatie doorlezen en onthouden. Tegelijkertijd probeer je in te spelen op wat er die dag gebeurt en je probeert het eventueel anders te doen. In multidisciplinaire gesprekken wil je al deze informatie snel bij de hand hebben.’

Idee voor beter en sneller overzicht

‘Het kostte veel tijd en gaf ons te weinig overzicht. Het idee ontstond om een soort schema of overzicht te maken waar je onder andere de situaties die het meest voorkomen en het soort gedrag eenvoudig kunt omcirkelen. Dat zou veel frustratie schelen, meer tijd voor de bewoner opleveren en een beter overzicht.’

Enthousiasme over het idee

Ina Kerkdijk is directeur woonzorg bij ZorgAccent. Ze is ook gelijk de enige leidinggevende op 1.300 medewerkers: ‘We werken met zelfsturende teams binnen de organisatie. We geven zorgmedewerkers het vertrouwen en de ruimte om zelf hun werk te organiseren, ideeën te bedenken en hiermee aan de slag te gaan. Daar hoeven ze geen toestemming voor te vragen.

Toen ik over dit idee hoorde, was ik meteen enthousiast. Ik zeg er tegelijk altijd bij: Zorg ervoor dat de kwaliteit van zorg niet minder wordt wanneer je met een idee aan de slag gaat.’

Tijd vrijmaken voor ontwikkeling instrument

Angela: ‘Daar zijn we het natuurlijk mee eens. Voor het maken van het schema wilden we graag tijd maken, omdat de noodzaak groot voelde. Eerst denk je een tijdje na wat er op dat schema moet staan. Aan de eerste opzet hebben we ongeveer anderhalf uur gezeten. Maar het duurt ook echt een periode, voordat je een schema hebt dat klopt, voor iedereen werkt en inzicht geeft.

Soms ben je langer bezig met het schema tussentijds aanvullen of aanpassen, maar dan kun je op een later moment tijd inhalen. Op het moment dat er stagiaires zijn, kun je deels ook wat tijd besteden aan het schema.’

Overzicht en inzicht in wat werkt

‘Het schema is ons instrument en in het ECD zetten we de belangrijkste punten. Het bespaart ons tijd die we aan de zorg kunnen besteden. En we hebben nu beter inzicht in haar gedrag en wat werkt. Daar zijn we trots op. Ook op de ruimte die we hierin krijgen.’ Ina: ‘Ik ben heel trots dat het jullie gelukt is!’

Bewegingsvrijheid geven

Hoe faciliteert ZorgAccent die ruimte voor de medewerkers? Ina: ‘Ons uitgangpunt is dat als je als medewerker of team een probleem ervaart, dat je daar de eigenaar van bent. Want als je iets belangrijk vindt, dan ga je ook dingen verzinnen om het op te lossen. Dat gaat over eigenaarschap.’

‘Als het iets oplevert, zijn extra uren akkoord’

‘In dit geval hebben ze het binnen de beschikbare uren weten te organiseren. Maar het komt soms ook voor dat een team aangeeft dat ze een probleem willen oplossen en daar extra uren voor nodig hebben. Als het iets oplevert, is het akkoord, want het verdient zich terug. Je pakt namelijk iets aan waar je dagelijks last van hebt.

Het draagt bij aan kwaliteit van zorg en een hogere deskundigheid van de zorgmedewerkers. Ik ben er om de kaders aan te geven waarbinnen medewerkers hun werk kunnen organiseren en goede zorg kunnen leveren. Binnen die kaders hebben ze alle ruimte. Van alle medewerkers wordt ook verwacht dat ze hun eigen kennis op niveau houden. Dat geldt ook voor mij. Dat houdt iedereen bij in een systeem.

Als een team meer hulp nodig heeft, dan ga ik met ze in gesprek en kijk waar ik ze kan ondersteunen. Ik probeer ook altijd binnen 24 uur mijn mail te beantwoorden. Contact met mij moet laagdrempelig zijn.’

Van hiërarchische organisatie naar zelfsturende teams

‘Als organisatie hebben we wel een traject doorgemaakt om te komen waar we nu staan. Tien jaar geleden waren we hiërarchisch georganiseerd. Maar we wilden meer werken volgens de bedoeling en zelfsturende teams organiseren. En we wilden werken volgens het idee: houd het simpel.

We hebben natuurlijk ook fouten gemaakt, maar we hebben wel geleerd en ontdekt hoe goed het werkt om zorgmedewerkers echt de regie te geven. Alleen nog top-down ingrijpen als dat nodig is. In die tien jaar heb ik geleerd om een ander soort manager te zijn.

En natuurlijk is er bijvoorbeeld tijdens de coronaperiode ook wel eens een gevoel van paniek of kramp. Maar het vertrouwen in de medewerkers staat voorop.’

‘We houden elkaar scherp’

‘Onze kernwaarden zitten er bij de medewerkers goed in. Zoals ik eerder aangaf: houd het simpel of doe als thuis. En een andere is: denk in mogelijkheden. Die krijg ik soms terug als ik een voorstel krijg waarvan ik eigenlijk vind dat het te ver gaat. “Maar we denken toch in mogelijkheden”, zeggen ze dan. Dat is leuk, zo houd je elkaar scherp.’

Regeldruk van buitenaf voorkomen

‘Onze manier van werken zorgt voor veel werkplezier. Dat wil ik graag zo houden. Dus probeer ik ook regeldruk die van buitenaf komt te voorkomen. Iedereen heeft goede intenties, maar soms wordt er een rapportage gevraagd waar andere organisaties misschien 40 pagina’s aan besteden.

Ik kijk dan wat de bedoeling is en hoe ik het wil aanleveren. Zo kwam ik eens op vier pagina’s uit met veel foto’s. De contractmanager was akkoord. Dat kan dus ook, maar het vraagt wel lef. Want soms krijg je discussie. Zolang we het er maar over kunnen hebben.’

Tips voor andere zorgorganisaties

• Ga gelijkwaardig met elkaar om. Als manager of in welke rol dan ook; je bent gewoon elkaars collega. Dan voelt iedereen zich serieus genomen.
• Stimuleer als manager wat in een team bedacht wordt. De best gedragen oplossing is een zelfgekozen oplossing.