Samen beslissen bij MST-Enschede: 'We komen zo sneller tot de kern'

Vanuit het project ‘Begeleide implementatie van samen beslissen met de TOPICS-SF’ van de NVKG en Vilans worden 19 ziekenhuizen geïnterviewd over hun ervaringen. Dit keer zijn we in gesprek met Liset Veneklaas, adviseur waardegedreven zorg in het MST-Enschede, over hun ervaringen met de Samen Beslis Hulp op de Poliklinieken Geriatrie. 

Samen werken aan betere zorg voor kwetsbare ouderen

Liset legt uit wat haar functie als adviseur waardegedreven zorg inhoudt: “We werken in een ‘team waardegedreven zorg’: de helft van het team is adviseur of projectleider en de andere helft is data-analist. Als adviseur ben je faciliterend, je kan als projectleider op bepaalde projecten zitten of de bijeenkomsten met het team inplannen. En als er verbeterinitiatieven zijn, zorg je dat de juiste mensen bij elkaar komen.” Ook legt ze uit dat het MST samenwerkt in het Santeon-verband, een samenwerkingsverband van zeven topklinische ziekenhuizen die samen werken aan betere zorg in Nederland. Zo worden er onder andere data uitgewisseld en vergeleken. Liset licht toe: “Er zijn nu 20 zorgpaden waarvoor we data uitwisselen. Elk halfjaar verzamelen data-analisten data uit patiëntendossiers. Deze data worden uiteindelijk vergeleken. We kijken dan bijvoorbeeld naar de verschillende uitkomsten.” Voor Kwetsbare Ouderen is vorig jaar een Santeon Samen Beter traject gestart waarin wordt gebenchmarkt. In de eerste cyclus wordt met name onderzocht of de verzamelde data valide is. Het is de bedoeling dat in het Samen Beter traject uiteindelijk verbeteringen aangebracht kunnen worden in de gezondheidsuitkomsten van patiënten.”

Santeon-verband

In het Santeon-verband worden ook de gezondheidsuitkomsten van kwetsbare ouderen vergeleken. Hoewel dit project in eerste instantie lijkt te overlappen met de PROM TOPICS-SF, legt Liset uit dat dit niet direct het geval is: “Het gaat binnen het Santeon-verband vooral over klinische uitkomsten, terwijl het bij de TOPICS-SF vooral gaat om poliklinische uitkomsten.” Het project ‘Begeleide implementatie van samen beslissen met TOPICS-SF’ startte voor het MST-Enschede dan ook ongeveer tegelijk met hun aansluiting bij het Santeon-verband, in de zomer van 2021.

Vragenlijsten geïntegreerd in het EPD

Al vanaf de start van het project worden de TOPICS-SF vragenlijsten in het MST digitaal verspreid. Het ziekenhuis heeft de lijst zelfs geïntegreerd in hun EPD HiX. In juli 2022 zijn ze dan ook gestart met een pilot waarin de TOPICS-SF wordt uitgevraagd via HiX. Hierbij belde een polimedewerker de patiënt bij het inplannen van een eerste afspraak en de vragenlijst werd opgestuurd. Ook hierover werd de patiënt nog eens extra gebeld door een secretaresse. De secretaresse stuurde destijds handmatig de vragenlijst in via HiX en de patiënt kreeg vervolgens een bericht dat de lijst klaarstond. Een week voordat de patiënt een afspraak had, werd gekeken of de lijst was ingevuld. Als dit niet zo was, werd de patiënt nog eens gebeld en werd alsnog een papieren versie van de lijst opgestuurd. Dit gebeurde ook wanneer bij het eerste gesprek bleek dat de patiënt niet in staat was om de lijst digitaal in te vullen.

Positief verrast

Deze pilot liep van juli 2022 tot en met september 2022 en in deze periode is de vragenlijst verstuurd naar 30 patiënten. Hiervan vulden in totaal 25 patiënten hem in, 20 digitaal en 5 op papier. “Hier waren we positief verrast over”, aldus Liset. Toch is na de pilot het proces iets aangepast, omdat het veel tijd kost om alle patiënten te bellen. Nu wordt op het moment dat een nieuw consult wordt gepland automatisch, gekoppeld aan een afspraakcode, een TOPICS-SF verstuurd. “Dan hoeft de secretaresse daar niet meer over na te denken.” De patiënt wordt op de vragenlijst geattendeerd in de afspraakbrief en ontvangt een herinnering als hij hem na drie dagen nog niet heeft ingevuld. Liset vertelt dat er ook nog steeds een mogelijkheid is om de lijst op papier in te vullen: “Een week voorafgaand aan het gesprek wordt gekeken of de patiënt de lijst heeft ingevuld en als dat niet het geval is wordt de patiënt gebeld. Heel soms wordt nog wel gekozen om de patiënt de lijst op papier te sturen. Er is nu wel iets minder respons, omdat we minder effort steken in het bellen van de patiënten met betrekking tot de vragenlijst.” Op de vraag of het ook een optie is om bij de minder digitaal vaardige patiënten de vragenlijst samen, voorafgaand aan het consult in te vullen, antwoordt Liset dat ze in het projectteam deze optie hebben besproken, maar er juist voor hebben gekozen om dit niet te doen. Dit heeft vooral te maken met het feit dat de patiënt dan toch minder rustig kan nadenken dan wanneer hij of zij de vragenlijst thuis op het gemak in zou vullen. “Zorgprofessionals willen juist dat de patiënt van tevoren goed is voorbereid en rustig na kan denken.”

Wensen voor de toekomst

Op dit moment wordt de TOPICS-SF in het MST bij het eerste consult ingevuld. Momenteel worden dus nog geen follow-upvragenlijsten ingevuld of data aangeleverd aan de landelijke database. Dit heeft vooral te maken met de zorgvuldige manier waarop het samen beslissen proces in het MST wordt ingericht: “We willen ons eerst richten op dat het eerste consult goed op poten staat en dat de vragenlijst daar goed wordt besproken. In de zomer gaan we ook een evaluatie doen om te kijken of we hem ook in herhaalconsulten of in de follow-up gaan opnemen”, aldus Liset. De gegevens uit de TOPICS-SF worden momenteel echter al wel goed gebruikt in het MST. De patiënt vult de vragenlijst in en de antwoorden komen vervolgens in het systeem HiX. De zorgprofessional kan vervolgens de antwoorden inzien in een tabel. Vervolgens neemt de zorgverlener de belangrijkste uitkomsten over en zet deze alvast in het systeem waar ook het verslag van het consult getypt wordt. Uiteindelijk wordt er dan ook een verslag naar de huisarts gestuurd. Liset geeft aan dat deze methode voor nu op zich prima werkt, maar dat er toch gestreefd wordt naar een nog handigere oplossing: “We willen een dashboardfunctie in HiX maken, zodat we hele mooie grafieken met uitkomsten hebben en kunnen zien hoe dingen verlopen bij de patiënt.”

Andermans keuken

Ook naast de TOPICS-SF is het MST bezig met het verbeteren van de zorg voor kwetsbare ouderen. Momenteel loopt er namelijk ook een project waarin het ziekenhuis samen met de omliggende eerste lijn werkt aan een kaderbrief. Liset legt uit: “Daar worden afspraken gemaakt over hoe we in de regio omgaan met kwetsbare ouderen. Dat raakt de TOPICS-SF. In dat project zijn er gesprekken met de verschillende partijen over wat iedereen wil weten over de patiënt. Moet de TOPICS-SF in zijn geheel worden teruggekoppeld naar de casemanagers en huisartsen of niet? Soms zie je door de bomen het bos niet meer met alle informatie. Wie is nu in de lead en wie heeft welke afspraak gemaakt?” Collega-adviseur Diana vult aan: “Het heeft ook te maken met kennis hebben van elkaars werkwijze, als je niet weet wat er in andermans keuken gebeurt dan is dat lastig.”

Afscheid nemen van papier 

Binnen het MST wordt dus volop gewerkt aan het vinden van de beste werkwijze om samen beslissen met de TOPICS-SF te implementeren. Vooral met het feit dat de TOPICS-SF is geïntegreerd in EPD HiX en het grootste deel van de vragenlijsten digitaal wordt verspreid, onderscheidt het ziekenhuis zich van andere ziekenhuizen. Liset geeft bovendien aan dat zorgverleners enthousiast zijn over de werkwijze: “Ze geven aan dat je sneller tot de kern komt. Ze hebben veelal 60 minuten de tijd voor een nieuw consult, dus ze ervaren geen extra tijdsdruk door het werken met de TOPICS-SF. Een bijkomend voordeel van het project is dat het ertoe heeft geleid dat kritischer wordt gekeken naar welke informatie aan patiënten wordt gegeven en hoe die informatie wordt gegeven. “De patiënt krijgt allemaal folders en een formulier met dingen die hij of zij nog moet doen. En dan kreeg hij of zij ook nog een afspraakbrief. Daarvan heb ik gezegd: dat is te veel. Om verwarring te voorkomen gaan we afscheid nemen van het papier en gaan alle informatie zoveel mogelijk verwerken in één brief, met daarin ook de vraag om de TOPICS-SF in te vullen”, sluit Liset haar verhaal af.

Ook meedoen?

Geïnteresseerd om ook zelf aan de slag te gaan met samen beslissen met TOPICS-SF op jullie polikliniek Geriatrie? Op 5 oktober 2023 tussen 16.00 en 18.00 uur delen 19 ziekenhuizen online hun ervaringen. Meld je aan.