Succesvol ontregelen van het ondersteuningsplan: betrek de praktijk én functioneel beheer

Ontregelreis bij Severinus 

Severinus is een gehandicaptenzorgorganisatie in de regio Veldhoven. Patty Claassens is Adviseur Innovatie en vertelt over hun ‘ontregelreis’. De organisatie merkte dat er veel administratieve handelingen kwamen kijken bij het ondersteuningsplan. Dit zorgde voor veel frustratie bij medewerkers. Een tip van Patty is daarom om als beleidsmaker ook op de werkvloer aanwezig te zijn en verhalen uit de praktijk op te halen. “Zorg dat je de informatie die hier en daar naar boven komt bij elkaar brengt.”

Op de rijdende trein gesprongen

Maar hoe begin je met ontregelen als het nog niet op de agenda van de organisatie staat? Toen de wens voor verbetering van het ondersteuningsplanproces opkwam, werd toevallig ook het project ‘Registratie aan de bron’ gestart, dat ging over het optimaal gebruiken van de systemen van het ECD. Een deel van dit project raakte aan het ondersteuningsplan. Dit bood Patty en haar collega’s de kans om op deze ‘rijdende trein’ te springen. Haar deelname aan het OntregelLab van Vilans samen met collega Marijke Volwerk, adviseur kwaliteit & veiligheid, was een mooie stok achter de deur om het proces zoveel mogelijk te ontregelen.  

Van ‘klaag tea’ naar voorstel

De eerste stap in het proces  was het vormen van een werkgroep. In deze werkgroep zaten onder andere begeleiders, mensen uit de nachtzorg en mensen uit de dagbesteding. De eerste bijeenkomst was een ‘klaag tea’; een sessie waarin medewerkers bij elkaar kwamen en alle ruimte kregen om hun frustraties over het proces te uiten. Zo werd bij iedere stap gekeken waar de knelpunten zaten. 

Vervolgens heeft de werkgroep per knelpunt bepaald of het ging om een wettelijke regel of een regel die Severinus zichzelf had opgelegd. Ook hebben zij hierbij gekeken naar de mogelijkheden van het ECD en werden collega’s van buiten de werkgroep betrokken. Deze stappen leidden ten slotte tot een voorstel voor een nieuwe werkwijze. In een constructieve sessie is het voorstel vervolgens stap voor stap besproken. De volgende versie is uiteindelijk teruggegeven aan de projectgroep en stuurgroep van het project Registratie aan de bron. Inmiddels hebben de partijen van wie akkoord nodig was, hun akkoord op het voorstel gegeven.

Een lange adem nodig

Ondanks bovengenoemde successen, moesten ze bij Severinus ook de nodige hobbels over. Zo zorgde een wissel van opdrachtgever voor wat vertraging. Ook bleek het gedurende een project als dit van belang om regelmatig stil te staan bij of iedereen die betrokken moet zijn, dat ook nog is. Want hoewel ze in de beginfase van het project wel contact hadden met functioneel beheer,  geeft Patty toe dat ze hen gedurende het project niet altijd goed hebben betrokken. Inmiddels zijn ze wel samen in gesprek: “Als dat geregeld is, kunnen we de instructies maken en kan de nieuwe werkwijze geïntroduceerd worden.”, aldus Patty. Al met al vraagt een ontregelproces als dit volgens haar om een lange adem: “Ook op het moment dat de nieuwe werkwijze wordt geïmplementeerd, is daar zeker een jaar voor uitgetrokken.”

Betrek functioneel beheer zo vroeg mogelijk

Gerben Roelofs is functioneel applicatiebeheerder van het ECD Pluriform Zorg bij Adullam, een organisatie voor mensen met een verstandelijke beperking. Hij houdt zich vanuit zijn eigen expertise bezig met ontregelen: “Je probeert processen zo goed en helder mogelijk in te richten. Dat maakt het voor de medewerker begrijpelijk. Ik hoor van veel collega’s dat ze de administratieve last vervelend vinden, maar als ze ook niet weten hóe dit te doen, dan is het nog vervelender.”

Zoals ook Patty vertelde, wordt functioneel beheer nog wel eens vergeten. Gerben adviseert om de afdeling juist zo vroeg mogelijk te betrekken. “Vooral omdat het de processen altijd zal versnellen en je sneller weet wat er mogelijk is.”, aldus Gerben.

Verbinding met eindgebruiker van belang

Zelf heeft Gerben ook ervaring met ontregelen. Dit proces begon met het analyseren van de vragen in de helpdesk. Waar kwamen nu de meeste vragen van medewerkers vandaan? Zo kwam al snel de risico-inventarisatie naar boven. Het bestaande beleid hierop bleek namelijk erg onduidelijk voor medewerkers. Volgens Gerben is het dan ook van groot belang om in verbinding te staan met de eindgebruikers, namelijk de medewerkers. Zij weten immers vaak wat er in de organisatie speelt. “Ga eens letterlijk naast een medewerker zitten om te kijken hoe diegene het proces nu aanpakt.”, tipt hij.

Gerben en zijn collega hebben geanalyseerd hoeveel risico’s er daadwerkelijk in het systeem waren vastgelegd. Dit bleken er heel veel en ook bleek dat medewerkers de risico’s niet correct vastlegden. Zijn tip voor bijvoorbeeld zorgadviseurs is dan ook: “Ga eens naar je functioneel beheerder, ook om kennis te maken, en ga kijken hoe dat nu zit in het systeem. Als je in verbinding komt met functioneel beheer, stimuleer je een mooie samenwerking.”

Net als bij Severinus, is men bij Adullam gaan kijken wat nu de wettelijke verplichtingen waren rondom risico’s. Ook is een precieze definitie van het woord ‘risico’ bepaald. Daarnaast heeft Gerben onderzocht wat de mogelijkheden binnen het systeem waren om uiteindelijk de administratieve lasten zo laag mogelijk te maken. Hiervoor is ook een inspraaksessie georganiseerd voor personen die een rol spelen bij de risico-inventarisatie. 

Een kwart van alle risico’s verwijderd

Het proces heeft zeker wat opgeleverd, vertelt Gerben: “De keuze die wij gemaakt hebben is dat als een risico laag is, we het niet meer vastleggen. Er is een scorematrix voor: bij groen wordt een risico niet meer vastgelegd, vanaf oranje wel. Een medewerker kan zo jaarlijks een nieuwe risicoscore toevoegen.” Deze werkwijze heeft ervoor gezorgd dat een kwart van de risico’s al per direct uit het systeem gehaald kon worden. De schatting is zelfs dat uiteindelijk tussen de 25% en 45% van alle geregistreerde risico’s verwijderd kunnen worden. Gerben raadt aan om deze getallen ook te delen met collega’s, om te laten zien hoe het beleid zorgt voor minder administratieve lasten.