Carintreggeland vervangt vijfminutenregistratie door nieuwe standaard

Als u jarenlang elke 5 minuten hebt geregistreerd, stapt u niet zomaar over. Carintreggeland bereidde de overgang naar Z=P=R,T daarom goed voor. Voorzitter van de werkgroep Nienke van Wessel: ‘Een systeem zet u met een vingerknip om, een denkwijze niet.’

Carintreggeland is op 1 december van vijfminutentijdregistratie overgegaan op ‘zorgplan=planning=realisatie, tenzij’ (Z=P=R,T). Daar ging een goede voorbereiding aan vooraf.

Project ‘Ontzorg de wijkverpleging’

Onder de vleugels van een regiegroep met daarin de proceseigenaren, een aantal managers en vertegenwoordigers van Finance & Control bekeek een werkgroep het hele zorgproces. ‘In de werkgroep zaten mensen van de werkvloer: casemanagers, wijkverpleegkundigen, verzorgenden, planners, ulcusverpleegkundigen, medewerkers van de cliëntadministratie, beleidsmedewerkers en een projectleider’, vertelt Van Wessel. ‘Samen hebben we een advies gegeven, over hoe Z=P=R,T in de praktijk goed zou kunnen werken.’

76 teams voorbereiden

De uitgangspunten van de werkgroep waren helder: we schaffen de vijfminutenregistratie af, het zorgplan wordt leidend en we rapporteren alleen grote afwijkingen op de planning. Zodra de nieuwe werkwijze concreet vorm begon te krijgen, gingen de leden van de werkgroep de organisatie in. Om de medewerkers mee te nemen. ‘We zijn in gesprek gegaan met alle teams in de wijkverpleging’, vertelt Van Wessel. ‘Dat zijn er 76. We hebben ze uitgelegd hoe wij Z=P=R,T wilden inrichten en hebben hun vragen en verbeterpunten opgehaald.’

Van registreren naar plannen

‘Daarnaast hebben we veel berichten over “Ontzorg de wijkverpleging” gedeeld op intranet. Ook maakten we een e-learning en organiseerden we vragenuurtjes via Teams. En toen we eenmaal begonnen waren, konden de teams op een aantal locaties onder begeleiding fysiek oefenen met de nieuwe manier van plannen. Want daar zat het grootste verschil: we gingen van achteraf registreren naar vooruit plannen. Een hele verandering voor sommigen!’ Het onderwerp stond bovendien bij alle wijkteams op de agenda van het teamoverleg.

Zorgplannen omzetten tijdrovend

Op 1 oktober begonnen de praktische voorbereidingen op de overstap. De wijkverpleegkundigen moesten alle zorgplannen omzetten naar een nieuw systeem. En de inhoud planbaar maken. ‘We moesten alle zorgplannen in het ECD dupliceren’, legt Van Wessel uit. ‘En vervolgens kritisch naar de inhoud kijken. Informatie die we niet planbaar konden maken, maar wel wilden bewaren, sloegen we op in een apart bestand.’

De organisatie trok voor de voorbereidingen één maand uit, maar dat was te optimistisch. ‘Per cliënt kostte het toch wel een halfuur tot drie kwartier. Daarom hebben we die periode met een maand verlengd.’ Ook liepen de wijkverpleegkundigen bij disciplines als ulcusverpleegkundige en casemanager nog tegen best veel uitzonderingen aan. ‘De reguliere zorg hadden we goed in kaart en konden we in één keer goed omzetten. De uitzonderingen hadden nog wat denkwerk nodig.’

Omschakeling

Het planbaar maken van de zorg en alles daaromheen vergde ‘omdenken’ van de teams en de wijkverpleegkundigen. Van Wessel: ‘Om verpleegkundigen daarbij te helpen, hebben we een portal geopend waar iedereen ideeën kon delen en opdoen. Daar plaatsten we ook veelgestelde vragen.’ En toen kwam ‘het doen’. En dat was nog best lastig. ‘Oók voor de wijkverpleegkundigen die keurig de e-learning hadden gevolgd en de dossiers omgezet. Want wat moesten ze nu precies anders gaan doen? Heel begrijpelijk natuurlijk. Als u gewend bent per vijf minuten te registreren, is Z=P=R,T een enorme omschakeling. Zelfs voor mij, terwijl ik er twee jaar over heb meegedacht! Een systeem zet u met een vingerknip om, een denkwijze niet.’ Hier boden de stappenplannen die de werkgroep Zorg had gemaakt veel steun: ‘A4’tjes waarop we de essentie van “Ontzorg de wijkverpleging” uitleggen en onderdelen van de nieuwe werkwijze stap voor stap toelichten.’ Inmiddels is Z=P=R,T hoe Carintreggeland werkt. En de overgang is, ondanks een paar hobbels, soepel gegaan.

Lees meer over Z=P=R, T

Tijdregistratie in de wijkverpleging