Drieluik aanpak registratielasten. Deel 2: Vragenlijsten

Om een goed beeld van hun cliënten te krijgen, maakt Syndion gebruik van verschillende cliëntprofielen met bijbehorende vragenlijsten. Dat zorgde alleen voor veel extra regeldruk. In het tweede interview van dit drieluik vertelt medewerker cyclisch werken Linda van Duuren over hun aanpak om dat weer tegen te gaan. ‘Belangrijk om eerst het probleem goed uit te diepen.’

Van Duuren: ‘Voordat we begeleiding van Vilans kregen om de registratielasten terug te dringen, hielden we een evaluatie. Dit ging vooral over het cyclisch werken in relatie tot het ondersteuningsplan. Een van de behoeftes die hieruit voortkwam was om de hoeveelheid vragenlijsten en profielen terug te dringen.’ 

Een brede doelgroep

De vragenlijsten zijn bedoeld om per cliëntprofiel de mogelijkheden en beperkingen van de cliënt in kaart te brengen. Dit is niet voor niets, want de doelgroep van Syndion is vrij breed: mensen met een beperking (lichamelijk en/of verstandelijk) van verschillende leeftijden. Maar een onbedoeld bijeffect was dat medewerkers vragen dubbel invulden en bovendien niet alle vragen even passend vonden.

31 vragenlijsten

Van Duuren: ‘In totaal hadden we 31 verschillende vragenlijsten verdeeld over 7 profielen. Als een cliënt bijvoorbeeld dagbesteding bij ons had en vervolgens bij ons kwam wonen, moest de cliënt over naar een ander profiel. Daar hoorden weer andere vragenlijsten bij die dan opnieuw moesten worden ingevuld door begeleiders en gedragsdeskundigen. Voor ons, als medewerkers cyclisch werken, kostte het beheer van al die vragenlijsten ook veel tijd. Vanuit de organisatie kwamen steeds weer nieuwe wensen om vragen toe te voegen of aan te passen.’ 

De gesloten vragen waren beperkend

De vragenlijsten en profielen zijn om een belangrijke reden ontstaan. Van Duuren: ‘We wilden zorgdragen voor uniformiteit en vergelijkbare kwaliteit in de ondersteuningsplannen. Maar voor cliënten waren de gesloten vragen soms te beperkend. Die deden dan te weinig recht aan hun behoefte om een antwoord als verhaal te delen. Medewerkers gaven aan dat de vragen de lading niet altijd goed dekten. Ook was er te weinig ruimte voor het toevoegen van extra informatie. Hierdoor ontstond de wens om weer nieuwe vragen toe te voegen. Uiteindelijk zit je dan op 31 vragenlijsten, met heel veel vragen.’ 

Hoe verder?

Van Duuren: ‘Dat er dus iets moest gebeuren was duidelijk, maar hoe dan? Het heeft ons geholpen om eerst te kijken hoe dit probleem tot stand is gekomen. Dit deden we door de stappen goed met elkaar te bespreken. Wanneer je dat duidelijk hebt, is het ook makkelijker om te kijken hoe je het samen anders wil.’

Het probleem inzichtelijk maken

‘Onder begeleiding van Vilans zijn we vervolgens aan de slag gegaan met de A3-methodiek. Doel hierbij is dat je van probleem tot oplossing komt. Het liefst op 1 A3-formaat. Gezamenlijk hebben we gekeken naar: Wat zijn de kernoorzaken? Wat is de gewenste situatie? Wat zijn daar de goede oplossingen voor? En hoe gaan we dat borgen? Voor mij werkte dit heel prettig. Zo het overzicht hebben op 2 vellen papier: dat maakte het makkelijker om aan anderen uit te leggen.’

Tip: Bekijk ook de tool Registratiereis.

Gewenste situatie: terug naar de bedoeling

‘Uiteindelijk zijn we gekomen tot de gewenste situatie. Namelijk, er is maar één profiel. Als een cliënt dan een overstap maakt naar een andere dienst, hoef je daarvoor niet opnieuw een ander profiel en bijbehorende vragen in te vullen. In plaats daarvan kunnen medewerkers het huidige cliëntbeeld aanvullen. Dat scheelt veel tijd. Voor de vragenlijsten wilden we daarnaast de vragen algemener maken met meer ruimte voor aanvulling. Zodat daar een verhaal kan worden geschreven waar de cliënt zichzelf in herkent. Ook helpt zo’n verhaal begeleiders en gedragsdeskundigen bij het verkrijgen van een beter beeld van de cliënt. Al deze wijzigingen passen goed bij 'terug naar de bedoeling'. Namelijk, de vragenlijsten gebruiken als middel en niet als doel op zich.’

3 aanbevelingen bij de aanpak van registratielasten

Het proces is nog niet afgerond, maar toch heeft Van Duuren wel al tips voor andere organisaties die zo’n vergelijkbaar proces willen aangaan: 

1. Een externe partij helpt bij kritisch vragen
   ‘Wat ik positief vond werken is dat we gecoacht werden door iemand die niet de eigenaar is van het proces. Daardoor kon er goed leiding worden gegeven aan de uit te voeren stappen. Ook kan zo iemand makkelijker kritische vragen stellen.’
2. Neem medewerkers mee vanaf dag 1
   ‘Verder is het belangrijk dat je qua communicatie medewerkers meeneemt in alle wijzingen. Dus niet op het laatste moment, maar vanaf dag 1. Wij delen bijvoorbeeld berichten via onze nieuwsbrief en via intranet. Ook helpen de aandachtsfunctionarissen om dit onderwerp in ieder team op de kaart te zetten.’ 
3. Problematiek vraagt om langere bijeenkomsten
   ‘Wat minder goed werkte is dat we de bijeenkomsten hadden opgedeeld in bijeenkomsten van 1,5 uur. Daartussen zaten dan weer veel weken en sloten er soms nieuwe mensen aan. Hierdoor moesten we er iedere keer weer opnieuw inkomen en dat kostte veel tijd. Het had beter gewerkt als we een dagdeel of een dag hadden ingepland. En dan goed eindigen met actiepunten. Zo behoud je ook de flow in een proces.’ 

Over twee weken verschijnt het laatste interview uit deze reeks. Dan spreken we met zorgorganisatie Nieuw Unicum. Lees ook het eerste interview: Deel 1: De Registratiereis.