‘Data maken het werk gemakkelijker’

Vilans heeft de afgelopen drie jaar flinke stappen gezet in het gebruik van data in de werkprocessen. Dit heeft geleid tot een geleidelijke verandering van de cultuur. ‘Data maken het werk gemakkelijker. Medewerkers houden altijd de regie,’ zeggen programmaleider Nienke Eckhardt, data scientist Maureen Dinkgreve en senior-adviseur Joke Deen.

‘Vilans is een kennisintensieve organisatie. Veel van de kennis wordt gepubliceerd op de kennispleinen in allerlei vormen: video’s, infographics, teksten. Belangrijk is dat de boodschap relevant is voor de doelgroepen en past bij hun informatiebehoefte. Daarom moet je data over het bereik in de breedste zin van het woord meten en analyseren. Zonder die data ben je aan het schieten met hagel,’ aldus Nienke Eckhardt programmaleider van het programma Datafundament dat in 2019 officieel van start is gegaan. Data geven inzicht in de vragen die leven bij zorgverleners in het  veld, bij cliënten en naasten. Ook de behoefte aan bijvoorbeeld praktische instructies of verdieping van kennis wordt duidelijker. Goede data en goed datamanagement zijn essentieel om snel te kunnen handelen.  

Hoe kan data ondersteund zijn voor Vilans?

‘Voorafgaand aan de start van het programma hebben we samen met een externe partij een eerste visie opgesteld over hoe data ondersteunend kunnen zijn voor Vilans. Daarna zijn we gaan pionieren. De kern van onze visie is dat data het werk gemakkelijker moeten maken. Onze ambitie is niet om een volledig datagedreven organisatie te worden, de focus ligt meer op data-ondersteund werken. Waarbij de medewerkers van Vilans altijd de regie zullen houden,’ aldus Maureen Dinkgreve die vrijwel vanaf het begin is betrokken bij Datafundament. De naam van het programma is niet voor niets gekozen. Het fundament moet stevig zijn. De basis om te kunnen werken met data moet in orde zijn. ‘Daarnaast zijn we ook al bezig om efficiënter met onze data om te gaan door deze waar mogelijk te hergebruiken om zo tot nieuwe inzichten en kennis te komen. Dit pakken we geleidelijk op waarbij data uiteindelijk een steeds belangrijkere, ondersteunende rol krijgen in onze werkprocessen. Zo kunnen we onze dienstverlening steeds meer verbeteren,’ aldus Dinkgreve.

De visie op het gebruik van data is onlangs aangescherpt. Aanvankelijk waren er ongeveer tien ‘dataprincipes’ omschreven, een soort leidraden. Dat aantal is uitgebreid tot circa twintig. Dataprincipes zijn bijvoorbeeld: we hebben altijd een overzicht van en inzicht in onze data. De herkomst van onze data is bekend en gegarandeerd (komt uit betrouwbare bronnen).
Al onze data en systemen hebben een eigenaar of we verzamelen data en informatie altijd met een duidelijk doel. ‘Het duurt even voordat ze allemaal gebruikt worden, dat is een kwestie van een meerjarenplan want het gaat ook om bewustwording. Het is een proces dat je moet volgen. Het is belangrijk dat mensen weten waarvoor ze het doen en dat dit bijdraagt aan een bredere verspreiding van onze kennis,’ zegt Dinkgreve.

Vallen en opstaan

Het programma Datafundament heeft werkenderwijs vorm gekregen. ‘De eerste twee jaar waren we een grote club mensen die allemaal weinig uren in de week beschikbaar hadden. Dat leidde tot een lage motivatie in de teams. Mensen hadden te weinig tijd en de impact was gering. Daarna hebben we de omvang van de groep teruggebracht en degenen die overbleven meer uren gegeven. En dat leverde meer slagkracht op en snellere resultaten. En dan ook nog voor hetzelfde budget,’ aldus Eckhardt.

Eckhardt geeft aan dat het programma veel baat heeft gehad bij ‘Agile’ werken volgens de ‘Scrum’ methodiek. Hierbij wordt gewerkt met  zogenoemde ‘sprints’, een periode van een aantal weken. ‘We waren nog niet zo ervaren om zo te werken maar voor ons is het een goede methodiek omdat je niet precies weet wat het eindresultaat gaat worden, maar wel de eindgebruiker direct betrekt bij de ontwikkeling. Waardoor we continu waarde toevoegen aan de organisatie. Het biedt transparantie, iedereen is continu ingecheckt, de rolverdeling is duidelijk en we evalueren elke sprint wat we kunnen verbeteren. Wij bouwen aan de datainfrastructuur en werkprocessen daaromheen, en de organisatie en de eindgebruiker bepalen de relevantie.’ In de eerste periode hadden de teams moeite om de plannen en uitwerkingen voor het voetlicht te brengen bij de interne eindgebruikers. Dat lukte pas toen ze ervoor kozen om de interne opdrachtgevers, vaak de directeuren, direct te betrekken bij ieder oplevermoment, dus ook de deelopleveringen na afloop van een sprint. ‘Het resultaat is dat we elke sprint stap voor stap toewerken naar een grotere data-volwassenheid als organisatie.’

Al snel werd besloten om data centraal ‘in the cloud’ op te slaan vanwege de voordelen zoals bijvoorbeeld veiligheid en het snel kunnen opschalen en afschalen van rekenkracht. Ook de standaardisatie van informatie kreeg vorm. Namen van organisaties, relaties en projecten worden op dezelfde manier omschreven en ook op andere terreinen wordt gestreefd naar uniformering.

Vanaf het begin is er veel aandacht geweest voor het betrekken van de collega’s bij de veranderingen. Er zijn inspiratiesessies georganiseerd en er zijn dialoogbijeenkomsten gehouden. Dit gebeurt nog steeds. ‘Mensen moeten de toegevoegde waarde van data zien en de inzichten die daaruit voortkomen. Als ze dat niet zien, gaan ze de data ook niet gebruiken,’ aldus Dinkgreve. Binnen Vilans zijn medewerkers behoorlijk autonoom. Een directieve aanpak voor bijvoorbeeld het gestandaardiseerd vastleggen van informatie zou averechts werken. ‘Dan raak je mensen kwijt en gaan ze bijvoorbeeld hun eigen Excel-bestand bijhouden. Gestandaardiseerd werken is gewoon lastig als je gewend bent op je eigen manier te werken. Wij zeggen: ga ermee aan de slag, ervaar het, en loop je ergens tegenaan dan gaan we in gesprek. Natuurlijk heb je eigenheimers maar ook met hen gaan we in gesprek.’

‘Belangrijk is dat je klein begint zodat je niet verdrinkt in alle data. Vandaaruit kun je uitbouwen. Je moet eerst goed nadenken over wat je wilt weten. Gaandeweg komen er genoeg nieuwe vragen op,’ zegt Joke Deen, senior-adviseur in de vakgroep Richtlijnen en Toepassing. Zij heeft Mijn Vilans Protocollen (MVP) onder haar hoede en was in een vroeg stadium geïnteresseerd in de mogelijkheden van nieuwe data.  Data geven haar inzicht over het gebruik van  de Vilans Protocollen  door zorgprofessionals. De meest geraadpleegde werkinstructies zijn die over intramusculair injecteren, insuline injecteren en wondverzorging.

Waar staat Vilans nu?

Het fundament is gelegd. ‘Na een aantal pittige jaren, plukken we nu de vruchten van standaardisatie. Mensen beginnen vertrouwen te krijgen in het gebruik van gestructureerde data,’ aldus Eckhardt. ‘Er komt steeds meer samenhang tussen verschillende databases en kanalen, ook met sociale media. Je ziet een langzame cultuurverandering ontstaan. Een van de geleerde lessen is dat data-ondersteuning niet overal hoeft. Uitzonderingen zijn toegestaan. Ik ben tevreden als we van data leren om het werk beter te doen. Het is echter nog wel een uitdaging hoe de vele data van kwalitatief onderzoek en maatwerkoplossingen moeten verwerken,’ geeft Dinkgreve aan. ‘

Voor alle medewerkers van Vilans is momenteel een dashboard-omgeving in de maak met daarin een handig overzicht met de meest relevante data. En de onderliggende structuur van de Kennispleinen is onzichtbaar voor de bezoekers aangepast door standaardisatie en indeling per thema’s met verschillende labels. De medewerkers van Vilans kunnen nu beter inspelen op de behoeftes van mensen met een zorgvraag. ‘We ontvangen bijvoorbeeld veel  feedback op de protocollen. Het dashboard  geeft ons inzicht en ook overzicht. zegt Deen. ‘Als we bijvoorbeeld tien keer dezelfde vraag krijgen over een tekstpassage dan is die misschien niet zo helder opgeschreven. Dit kan aanleiding zijn om de tekst aan te passen. Zo helpt onze kennisgemeenschap met het verbeteren van de protocollen. Of we ontvangen opmerkingen en vragen over de beschikbaarheid van beeldmateriaal. Vooral de jongere generatie is meer gericht op beeld dan op taal.’ We gaan daarom dit jaar aan de slag met het ontwikkelen van beeldmateriaal als ondersteuning bij de protocollen.

Deen maakt veel gebruik  van de informatie uit het dashboard, ook omdat daar voor haar relevante gegevens over de bedrijfsvoering instaan. Vorig jaar bleek uit marktgegevens dat het gebruik van de protocollen door ziekenhuizen wat achterblijft. Toen is extra moeite gedaan om in die sector nieuwe klanten binnen te halen. ‘Ook kunnen we in het jaarlijkse gesprek met onze klanten melden hoeveel medewerkers gebruik maken van de protocollen, welke protocollen geraadpleegd worden en welke zoektermen worden gebruikt. Hier kan een zorgorganisatie mee aan de slag om bijvoorbeeld het gebruik te vergroten of accenten te leggen in het scholingsbeleid,’ zegt Deen.

Daarnaast is een onderzoek infrastructuur gebouwd om onderzoeken uit het verleden en lopende onderzoeken in kaart te brengen aan de hand van verschillende thema’s. ’Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat twee jaar geleden een vergelijkbaar onderzoek heeft plaatsgevonden bij misschien wel dezelfde organisatie. Dan kan het handig zijn om vooraf met mensen te praten die daarbij betrokken zijn geweest,’ aldus Eckhardt.

Ambitie

Eckhardt geeft aan dat de dashboarden verder verbeterd zullen worden. ‘Het gaat dan om verder automatiseren en meer samenhang creëren tussen alle informatie die bij Vilans binnenkomt. We willen bijvoorbeeld vragen opslaan die via de mail of de telefoon binnenkomen. Ook inzicht in de vragen die onze experts beantwoorden, zou ons helpen meer inzicht te krijgen in de kennisbehoefte van zorgprofessionals, cliënten en naasten,’ Deen zou het fijn vinden als de klanten van Mijn Vilans Protocollen straks toegang krijgen tot bepaalde onderdelen van haar dashboard. ‘Kwaliteitsmedewerkers en opleiders zouden dat verwelkomen. Ook bij zorgorganisaties gaat het denken over het gebruik van data zijn intrede doen.’

Het programma wil aansluiten bij de jongste ontwikkelingen. Eckhardt: ‘Het is onvermijdelijk dat we in de toekomst gaan experimenteren met de technologie van ChatGPT of vergelijkbare chatbots op basis van Artificiële Intelligentie. Daarbij is het zeer belangrijk dat de resultaten betrouwbaar en actueel zijn. Er zullen afgeleide AI-tools en diensten ontstaan die impact hebben op hoe wij onze kennis verspreiden. Voor ons als kennisorganisatie is het belangrijk om hiermee te gaan experimenteren in een veilige setting. En dat geldt ook voor andere organisaties.’

Tips voor data-ondersteunend werken

Aan de hand van dit artikel stelden wij een aantal tips samen om data-ondersteunend te werken. Benieuwd? Bekijk de tips.